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Secretaría de Servicios Administrativos
 
 
Secretaria Administrativos - Pilar.jpg

 
Pilar Astrid Posada Jiménez
Cargo: Secretaria de Servicios Administrativos

Profesión: Administradora de empresas

Experiencia laboral: Apoyo de Gestión Humana ICBF, Apoyo financiero ICBF, nueve años de experiencia en el sector financiero, y cinco años entre el sector real y público.

Conmutador: 540 74 44 Ext:121

 
Propósito

Determinar las políticas a ser adoptadas por la Administración Municipal a nivel administrativo, jurídico y operativo; incluyendo las que tienen que ver con la administración del recurso humano, la gestión de recursos físicos, el manejo de la información y el cumplimiento legal en las acciones adelantadas en la gestión administrativa.
 
Funciones
1. Garantizar que los diferentes procesos relativos a la administración de personal estén acordes con las normas legales y convencionales vigentes.
2. Definir políticas de bienestar laboral tendientes a mantener un clima organizacional armónico y positivo, con el fin de incentivar la productividad fundamentada en relaciones internas adecuadas.
3. Dirigir los procesos de reconocimiento y liquidación de salarios y de las prestaciones sociales legales y extralegales de los servidores municipales, de acuerdo con las normas legales vigentes.
4. Vigilar la administración de la documentación, con el fin de que ésta se realice de conformidad la normatividad vigente y a las necesidades del servicio.
5. Dirigir los proyectos de administración documental y controlar las actividades de manejo, control, disposición y recuperación de la información contenida en el fondo documental.
6. Definir políticas que garanticen la debida custodia de las historias laborales y banco de datos del personal vinculado, desvinculado y jubilado.
7. Coordinar la actualización del reglamento interno de trabajo y el manual de funciones y requisitos de la planta de cargos del municipio.
8. Dirigir la formulación de los planes y programas de capacitación orientados a propiciar el fortalecimiento institucional y el mejoramiento en la prestación de los servicios.
9. Orientar y liderar las actividades de evaluación del desempeño, procurando que éstas se realicen conforme a la ley y a las políticas institucionales.
10. Administrar la información respecto de los tiempos suplementarios, aprobando o rechazando las solicitudes de permiso y compensatorios, previa verificación del derecho que le asiste.
11. Garantizar el mantenimiento y actualización de la información relacionada con la provisión de vacantes y novedades de la planta de personal.
12. Definir políticas de administración del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el Trabajo.
13. Coordinar la realización de planes de contingencia en el área de sistemas a fin de evitar posibles fallas en la prestación de los servicios.
14. Preparar el plan anual de compras de acuerdo con las necesidades requeridas por las dependencias y al presupuesto asignado.
15. Coordinar el estudio y clasificación de las cotizaciones de los proveedores recibidas en la dependencia para ser presentadas y analizadas por el comité de compras.
16. Velar por que se mantenga actualizado el registro de proveedores y demás documentos referentes a las compras.
17. Coordinar la ejecución de mecanismos tendientes a agilizar el mantenimiento de los equipos de oficina y de suministros requeridos por las dependencias.
18. Controlar si las cuentas de cobro formuladas por los proveedores se ciñen a calidades y precios acordados.
19. Velar porque se cumplan y cumplir las normas de contratación administrativa, para la adquisición de bienes y servicios por parte de la administración municipal.
20. Elaborar informes de gestión para ser presentados al Alcalde, a los organismos de control y al Concejo Municipal.
21. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios relacionados con la gestión del talento humano y la administración de recursos físicos de la entidad.
22. Controlar que los diferentes procesos relativos a la administración de personal estén acordes con las normas legales y convencionales vigentes.
23. Definir las políticas de bienestar e incentivos laborales.
24. Dirigir las situaciones administrativas presentadas en la entidad y aprobar los actos administrativos que de éstas se requieran.
25. Formular políticas relacionadas con la administración de los bienes y recursos físicos de la entidad.
26. Administrar los riesgos de los procesos propios de su dependencia, definiendo acciones de control para su debido tratamiento.
27. Coordinar los trámites y servicios prestados por la Secretaría, velando para que éstos se gestionen en términos de eficacia, eficiencia y efectividad.
28. Levantar y mantener actualizado el mapa de riesgos de los procesos de su dependencia.
29. Realizar conforme con la Ley y/o con los instrumentos establecidos, la evaluación del desempeño o de la gestión del personal a cargo; adicionalmente, cumplir con las labores de interventor en los contratos que le sean asignados.
30. Cumplir con las políticas, los métodos y procedimientos definidos en los sistemas de control interno y calidad.
31. Elaborar el plan de acción para su dependencia.
32. Suministrar a la Secretaria General la información necesaria para el correcto levantamiento y publicación de los trámites de su dependencia en la plataforma SUIT, y velar porque los mismos sean brindados a los usuarios según su competencia y normatividad vigente.
33. Elaborar el informe de gestión anual de su dependencia.
34. Los planes anuales de compras y adquisiciones garantizar la disponibilidad y optimización de los bienes y servicios requeridos para la operación. 

Áreas que la conforman
Talento Humano
Sistemas
Talento Humano y Gestión Laboral
Documentación y Archivo
Nómina y Prestaciones Sociales
Almacén e Inventarios
Control Interno Disciplinario
 


Certificados de Retención
Declaración Anual de Industria y Comercio
Matrícula de Industria y Comercio
Pre-inscripción a Cursos de Formación y Capacitación
Estadísticas Trámites y Servicios
 

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