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Secretaría General

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Claudia Alejandra Uribe Tobón

Cargo: Secretaria General

Profesión: Administradora de Empresas, con Diplomado en gerencia del talento humano

Experiencia laboral: Subdirectora Administrativa E.S.E. Hospital San Fernando, Amagá, también se ha desempeñado como gerente en el sector público y privado.

Conmutador: 540 74 40 Ext:124



Propósito

El Secretario de este despacho se encarga de la dirección general en lo referente con la imagen institucional y las relaciones públicas de la entidad, el sistema de gestión de calidad, la estrategia de gobierno en línea, la rendición de cuentas a gestión transparente y las de cara a la comunidad.
 
Funciones

1. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mantener y mejorar la prestación de los servicios a cargo de la dependencia.
2. Coordinar la implementación de procesos de comunicación interna y externa de la Administración Municipal con todos sus públicos.
3. Monitorear la ejecución de los programas y proyectos encomendados a Secretaría y presentar informes periódicos sobre su gestión.
4. Coordinar la prestación de los trámites y servicios prestados por la Secretaría, velando para que éstos se gestionen en términos de eficacia, eficiencia y efectividad.
5. Coordinar que las dependencias realicen el levantamiento de los trámites y servicios respectivos y cargarlos a la plataforma SUIT.
6. Monitorear la administración de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la Secretaría General.
7. Contribuir en la elaboración y actualización del Plan de Desarrollo Municipal, para el eficaz cumplimiento de los objetivos y funciones del ente Municipal.
8. Compendiar, revisar, conceptuar y remitir al Ejecutivo los informes o reportes periódicos de las diferentes secretarías.
9. Monitorear y mejorar la satisfacción del usuario proponiendo e implementando estrategias de comunicación y análisis de datos.
10. Fomentar el fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales existentes, entre la Administración Municipal y demás entidades públicas y privadas.
11. Monitorear y medir los riesgos asociados a los procesos a su cargo, valorando el nivel de impacto para determinar las medidas de control para su debida administración.
12. Dirigir la ejecución de las actividades propias de los planes, programas y proyectos en los que interviene la secretaría.
13. Implementar y velar porque se mantenga en funcionamiento el sistema de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF).
14. Levantar y mantener actualizado el mapa de riesgos de los procesos de su dependencia.
15. Administrar los riesgos de los procesos propios de su dependencia, definiendo acciones de control para su debido tratamiento.
16. Realizar conforme con la Ley y/o con los instrumentos establecidos, la evaluación del desempeño o de la gestión del personal a cargo; adicionalmente, cumplir con las labores de interventor en los contratos que le sean asignados.
17. Levantar las actas de los consejos de gobierno.
18. Realizar las actividades propias de la Secretaría técnica del Comité de conciliaciones del Municipio.
19. Cumplir con las políticas, los métodos y procedimientos definidos en los sistemas de control interno y calidad.
20. Elaborar el plan de acción para su dependencia.
21. Elaborar el informe de gestión anual de su dependencia
 


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